PORTARE A TERMINE GLI IMPEGNI IN MODO EFFICIENTE

Che si tratti di impegni di lavoro, di compiti per i ragazzi o di commissioni che la vita familiare richiedono, tutti quanti noi siamo colmi di cose da fare.

Dal mantenere il controllo su ciò che i nostri collaboratori fanno al controllare se nostro figlio è riuscito, tra l’allenamento di calcio e la lezione di matematica, a svolgere totalmente le cose da fare nell’arco della giornata, viviamo perennemente in quello che io definisco la “TO DO LIST MODALITY”.

Si, perché chi appartiene al mando del lavoro aziendale ed iperoganizzato sa che uno dei must che i consulenti qualità venerano, come un fedele cattolico farebbe con la madonna di Lourdes, è la TO DO LIST, cioè l’elenco delle cose da fare.

Negli anni 70, negli States, si sono sviluppati addirittura professioni ed aziende che viaggiavano in lungo e in largo i 50 stati per impollinare i manager con le varie teorie per mantenere fede ai propri impegni. Centinai di modelli che, per un verso o per un altro, finiscono sempre con il “crollare sotto il bombardamento” dell’ultima urgenza che il responsabile finanziario ha deciso di sganciare sulla nostra scrivania.

Oltre agli strumenti adottati dobbiamo anche fare un veloce volo sulle “mentalità” (e visto il lavoro che svolgo direi che è d’obbligo) che possiamo adottare per far fronte agli impegni. Infatti ognuno di noi, quando si tratta di svolgere i propri compiti ed i propri doveri può impersonificare una delle seguenti 4 modalità:

• IL PROCRASTINATORE. E’ il grande classico, come la scarpa da uomo in pelle nera o gli orecchini di perle per le donne. Non passa mai di moda! Frasi che riecheggiano nella nostra mente del tipo “ma si dai… poi lo faccio, tanto ci impiego niente”, sono il segnale che contraddistingue questo modo di pensare di fronte agli impegni in agenda. “Ma si, poi vediamo… ci penseremo…” è ciò che udirete se avete a che fare con qualcuno di questi essere che popolano la terra… i PROCRASTINATOR!!!!
  Stress, stanchezza, ritardo nelle consegne, richieste di aiuto con occhi grandi ed inumiditi dalle lacrime è ciò che corrisponde al loro habitat naturale.

• LO YES MAN, Termine reso famoso dal bellissimo film con Jim Carrey, lo “YES MAN” è il tipico soggetto amico di tutti i colleghi di lavoro, tutti si rivolgono a lui perché non sa dire una parola magica: NO!. Purtroppo per lui il suo habitat è perfino peggiore di quello dei Procastinator; infatti questo essere vive perennemente nei guai in un luogo popolato dalla solitudine di chi si vede appioppare il lavoro degli altri. Una particolare specie di questo ominide, è la versione “YES MUM”, è la femmina di YES MAN che non sa dire il famoso NO ai propri cuccioli, incolpando questi ultimi di toglierle il fiato.

• LO SCANSAFATICHE. Lo dice la parola stessa, le fatiche arrivano nella sua agenda e lui si scansa per non esserne colpito, certo che qualcun altro adempierà alle richieste. Questa versione campeggia negli ambienti dove le altre forme, viste in precedenza, vivono. Si alimenta dell’ecosistema come uno di quei pesci che si attaccano a pesci più grandi per non usare le sue energie e nutrirsi del frutto della loro caccia.

• IL PRIORITY MAN. Cioè colui che ha scoperto il Sacro Graal per l’efficienza eterna: Prima le cose importanti e poi le cose urgenti! Adottando questo principio riesce a districarsi da impegni che portano a ben poco ed arriva sempre in orario agli appuntamenti importanti. E’ l’invidia di tutti.

Allora capiamo insieme come diventare PRIORITY MAN o PRIORITY WOMAN con uno strumento che arriva dalla sicurezza sul lavoro. Si hai capito bene, tiriamo in ballo la sicurezza per ottenere la strategia delle priorità.

In questo ambiente, ormai da decenni, si utilizza una matrice, la cosiddetta “matrice del rischio”. In pratica si tratta di un grafico che permette a chi deve valutare l’intensità di un rischio.

Rubando questo strumento a chi analizza la possibilità che le persone possano avere un danno durante il lavoro adottiamo le seguenti regole del gioco attribuendo:

• All’IMPORTANZA valori di 2 - 4 – 6

• All’URGENZA valori di 1 – 2 - 3

Ora andiamo ad attribuire i suddetti valori alle cose da fare. Se vuoi puoi usare il grafico allegato a questo articolo per aiutarti visivamente a comprendere lo schema.

Facciamo un esempio per rendere ancora meglio l’idea.

Supponiamo di avere queste 5 cosa nella nostra TO DO LIST:

1. Dedicare 10 minuti a parlare con Letizia (la vedo troppo tesa in questo periodo e continua a commette errori)

2. Portare al Capo ufficio la rendicontazione delle polizze emesse dagli agenti questa settimana

3. Controllare il Piano trimestrale del reparto commerciale

4. Fare 2 minuti di allenamento mentale Come ha detto il mio fantastico coach Gianpaolo😁)

5. Archiviare almeno il 20% della massa di scartoffie che accumulo da tempo sul mobile del mio ufficio.

A parte il contenuto (potevano essere le crocchette per il gatto ed il dentista del figlio, non cambia nulla) ora attribuiamo i valori di urgenza ai 5 compiti (per facilità li nominemremo con la lettera C ed il numero corrispettivo).

C1 – urgenza 1 / C2 – urgenza 3 / C3 – urgenza 2 / C4 – urgenza 2 / C5 – urgenza 1

Ora attribuiamo i valori di importanza.

C1 – importanza 4 / C2 – importanza 2 / C3 – importanza 4 / C4 – importanza 6 / C5 – importanza 6

Ora non ci resta che moltiplicare i due fattori ed otterremo così che:

C1 – urgenza 1 x importanza 4 = Priorità 4

C2 – urgenza 3 x importanza 2 = Priorità 6

C3 – urgenza 2 x importanza 4 = Priorità 8

C4 – urgenza 2 x importanza 6 = Priorità 12

C5 – urgenza 1 x importanza 6 = Priorità 6

Il risultato vedrà questa classifica di priorità:

1° C4

2° C3

3° C2 3 C5

4° C1

Non ti resta che seguire questa classifica.

Buon lavoro!