Riunione Aziendale: come renderla utile e produttiva.

 “Fissiamo una riunione per fare il punto della situazione”.

Ecco una frase che fa scattare agitazione, dissenso, frustrazione… di solito viene seguita da una riflessione interna del tipo “Ma davvero dobbiamo fare un’altra riunione inutile?”.

 

Qual è la realtà riguardante le riunioni?

Ci si incontra con uno scopo, si inizia un dibattito (solitamente con un tono incazzoso crescente) e si termina con uno pseudo piano d’azione che non porta a nulla nelle settimane successive.

 

Chiunque si sia trovato a vivere una riunione aziendale di questo tipo, sa che alla base di incontri disorganizzati, si cela la disorganizzazione dell’intera azienda, con l’unico risultato di togliere dai propri impegni ogni partecipante, alimentando così il senso di urgenza riguardo lo svolgimento della propria mansione.

 

Trasformare inutili perdite di tempo in produttivi momenti di confronto e di decisione, è lo scopo di questo articolo; la mia ossessione per la ricerca di best practice per migliorare la qualità di lavoro (e di conseguenza la qualità di vita) mi ha permesso di identificare un modello organizzativo delle riunioni di lavoro.

 

Poniti queste domande:

E’ veramente necessaria questa riunione?

Se la risposta è “forse” annullala, significa che l’argomento, idea o qualsiasi altro elemento non sono ben chiari.

Se la risposta è “SI” stabilisci i 3 elementi chiave della riunione:

ARGOMENTO

OBIETTIVO

DURATA

 

E’ fondamentale rendere consapevoli tutti i partecipanti di quale sia l’argomento trattato nella riunione e farlo con la massima perizia di dettaglio; ad esempio dire che in riunione si parlerà dell’andamento commerciale è ben diverso dal comunicare ai partecipanti che la riunione è indetta per condividere l’andamento del numero di ordini in ingresso e relative strategie di miglioramento della performance commerciale. Nel secondo caso i partecipanti avranno modo di prepararsi ad intervenire in modo più preciso ed allineato con l’argomento.

 

Iniziare una riunione dichiarando apertamente l’obiettivo della riunione stessa, può sembrare scontato ma la maggior parte delle riunioni non hanno ne capo né coda semplicemente perché nessuno ha stabilito cosa si vuole ottenere dall’incontro.

Inizia la riunione con la miglior frase esistente: “Lo scopo di questo incontro è…”

 

Un’ulteriore elemento cha fa tanto odiare le riunioni è la convinzione che siano una perdita di tempo, convinzione che tra l’altro molte volte viene confermata.

Tutti noi siamo impegnati in qualcosa durante il lavoro e il tempo a disposizione sembra non essere mai abbastanza.

Stabilire l’ora di inizio e l’ora di fine lavori, permette ai partecipanti di organizzarsi con le proprie attività e costringe tutti a “stare nei tempi”. Il risultato aggiuntivo ottenuto è il taglio di tutti i momenti dedicati a scontri verbali, perdite di filo logico e distanziamento dall’argomento/obiettivo della riunione.

 

 

Esistono poi altre 3 condizioni che definirei “ottimali” per l’efficacia di una riunione:

TELEFONI IN MODALITÀ VOLO

DURATA MASSIMA DI 40 MINUTI

STABILIRE UN PIANO DI LAVORI (chi fa cosa e quando)

 

 

Spegnete il telefono!!!! Il messaggio in Whatsapp, la chiamata o la notifica di Instagram sono tutti elementi che distraggono la mente… anche la semplice illuminazione dello schermo per una notifica push distoglie l’attenzione.

 

Il cervello elabora le informazioni al suo meglio nell’arco di 40 minuti, andare oltre significa ragionare con una mente stanca e rallentata.

 

Ed infine, al termine dei lavori, stabilire chi avrà il compito di fare ogni singola azione decisa in fase di riunione, programmando entro quando tali azioni dovranno essere fatte.

 

In sintesi, la riunione perfetta deve rispettare questi 6 punti:

  • Precisare l’argomento della riunione

  • Stabilire l’obiettivo dell’incontro

  • Decidere l’ora di inizio e l’ora di fine lavori

  • Mantenere i telefoni spenti

  • Rispettare il limite di 40 minuti

  • Stilare un piano lavori post riunione

Trasformare inutili perdite di tempo in produttivi momenti di confronto e di decisione, è lo scopo di questo articolo  

Gianpaolo Vielmi - Allenatore Mentale

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